صور Caiaimage / سام إدواردز / غيتي
البريد الإلكتروني هو إحدى الطرق الأساسية التي يرسل بها الأشخاص اتصالًا مكتوبًا الآن ، وليس من المرجح أن يتغير هذا على الإطلاق. إنه سهل وسريع ولا يتطلب ختمًا.
لقد ولت الأيام التي تضطر فيها إلى الانتظار لمدة أسبوع أو أكثر لخطاب أو استجابة في البريد. ليس من الضروري إجراء عمليات طوارئ إلى مكتب البريد لوزن المغلفات الخاصة بك والتقاط طوابع كافية للفواتير والرسائل. في الواقع ، لم يسبق للعديد من الناس أن وجهوا أي ظرف أو أرسلوا خطابًا عبر مكتب البريد الأمريكي.
أصبح البريد الإلكتروني واحدًا من أسهل وأسرع الطرق للتواصل على الصعيدين الشخصي والتجاري. لقد أصبحت هذه ظاهرة تجعل خدمة بريد الولايات المتحدة الأمريكية الموثوق بها دائمًا تكافح لإيجاد طرق للبقاء في العمل.
ليس من المستغرب إذن أن تكون آداب البريد الإلكتروني ، التي يشار إليها غالبًا باسم Netiquette ، موضوعًا ساخنًا للثقافة الحالية. يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني كل يوم من قبل قطاع واسع من السكان الأمريكيين. تستخدم معظم الشركات البريد الإلكتروني للتواصل مع الموظفين على مدار اليوم. تحتوي كل أسرة تقريبًا على جهاز كمبيوتر واحد على الأقل مزود بإمكانية الوصول إلى الإنترنت ، وضمن تلك الأسر ، الأمهات والآباء والأطفال والمراهقون وربما حتى الأجداد ، حيث يتلقى جميعهم أو معظمهم رسائل بريد إلكتروني ويرسلونها.
نحن نعيش في ميكروويف ، مجتمع يحركه الإنترنت ، ولا أحد يريد أن يأخذ الوقت الكافي لكتابة خطاب طويل ، على الرغم من أنه أكثر حميمية وشخصية. ومع ذلك ، هناك العديد من الظروف التي يعمل فيها البريد الإلكتروني بشكل أفضل من البريد العادي. فيما يلي بعض القواعد والآداب الواجب مراعاتها عند إنشاء ملاحظات البريد الإلكتروني.
- إعداد. قبل أن تبدأ في كتابة بريد إلكتروني ، سواء كانت ملاحظة أولية أو استجابة ، يجب عليك أن تسأل نفسك ما الذي تريد التواصل معه. باختصار ، ما هو هدفك للكتابة؟ بمجرد أن تعرف ، يمكنك قراءة البريد الإلكتروني المكتمل قبل إرساله للتأكد من تحقيق هدفك. إذا كان يجعل الصف ، ثم إرساله ؛ إذا كان النص مربكًا أو قاسًا أو غير واضح ، فربما يجب أن تبدأ من جديد. نقل. تذكر أنك تتواصل مع شخص حقيقي سيتلقى هذا البريد. مع وضع ذلك في الاعتبار ، يجب عليك مخاطبة الشخص بالاسم وأن تكون محترمًا. إذا كانت هذه استجابة لرسالة بريد إلكتروني مستلمة ، فيجب أن تأخذ الوقت الكافي لمعالجة أي أسئلة أو طلبات في وقت مبكر من المذكرة. نفس. كلنا كنا مذنبين في وقت ما أو آخر بفقدان رباطة جأشنا. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تغضبك أو تزعجك ، فلا ترد بالمثل. اسلك الطريق السريع وإما أن تستجيب فقط للإقرار بالاستلام أو تستغرق بعض الوقت قبل الرد حتى تتمكن من الهدوء والرد برسالة مدروسة جيدًا. لا تريد أبدًا الرد على رسالة بريد إلكتروني (أو أي شكل آخر من أشكال الاتصال) بغضب. عندما نكون غاضبين ، فإننا نميل إلى قول (أو كتابة) أشياء لا نعنيها أو لا نحتاج إلى قولها. تذكر أنه بمجرد إرسال بريدك الإلكتروني ، فإنه موجود إلى الأبد. كن شفافا يجب أن يكون سطر الموضوع الخاص بك تمثيلًا حقيقيًا لسبب اتصالك بالمستلم. استخدم العبارات التي تتعلق بموضوع البريد. هذا صحيح سواء أكنت تقوم بتكوين شركة أو بريد إلكتروني شخصي. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني إلى والدتك حول زيارتها الأسبوع المقبل ، فيجب أن يقرأ سطر الموضوع الخاص بك شيء مثل "زيارتك". ابحاث. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شريك تجاري ، فمن المناسب لك استخدام اسم العائلة واسمها. القيام بالبحث ومعالجة المستلم بشكل صحيح. إما أن يتم مخاطبة رئيس الشركة بصفته السيد تايلور أو الرئيس تايلور. التدقيق الإملائي. يعد استخدام التدقيق الإملائي أمرًا مهمًا عند الاتصال كتابيًا. عندما ترسل رسالة مليئة بالأخطاء ، فإنها تشير إلى أنك قذر أو أنك لا تهتم بالتفاصيل. حاول دائمًا تشغيل التدقيق الإملائي أو استخدام برنامج يقوم بالتصحيح التلقائي. ثم اقرأها مرة أخرى للتأكد من أن الكلمات التي تريد استخدامها لم يتم تصحيحها تلقائيًا لشيء مختلف. صحح بروفات الطباعة. يجب أن تأخذ بضع ثوانٍ أو دقائق إضافية ضرورية لإجراء تدقيق سريع لأي بريد إلكتروني تنوي إرساله. يستغرق هذا الوقت لتحرير أي جمل حرجة أو لوضع أي علامات ترقيم مفقودة. مشاهدة لهجة. في بعض الأحيان ، قد يكون البريد الإلكتروني مختلفًا عن الطريقة التي تقصدها. إن نغمة بريدك الإلكتروني مهمة للغاية وهي بنفس أهمية رسالتك. نظرًا لأن هذا اتصال مكتوب ، يجب عليك التأكد من أن لهجتك ممتعة وأنه يمثل تمثيلًا حقيقيًا لما تريد قوله. تذكر أن المستلم لا يمكنه سماع ضحكة مكتومة في صوتك أو رؤية الابتسامة على وجهك. ما لم ترغب في تمهيد كل ما تكتبه ، يجب عليك تجنب أي لغة في البريد الإلكتروني قد يتم إساءة فهمها بأي طريقة. أن تكون قصيرة وحلوة. حاول ألا تكتب رواية عند البريد الإلكتروني. معظم الناس لا يريدون حقًا قراءة ذلك كثيرًا في رسالة بريد إلكتروني. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني طويلة بالضرورة ، فحاول مساعدة المستلم على الخروج عن طريق تمييز المفاهيم الأساسية ، أو استخدام النقاط النقطية ، أو تلخيص الموضوع في الفقرة الافتتاحية. التواصل بشكل جيد. لا ترغب في الخلط بين القارئ ، لذلك خذ الوقت الكافي لتكون واضحًا وموجزًا في كتابتك. إذا كنت تقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى صديق ، فيمكنك أن تكون غير رسمي في أسلوبك في الكتابة. ومع ذلك ، إذا كان هذا هو التواصل التجاري ، فاستخدم القواعد الصحيحة وتجنب استخدام الرموز أو الرموز التعبيرية التي تجعلك تبدو أقل احترافية.
الاتصالات عبر البريد الإلكتروني تحظى بشعبية كبيرة. خذ وقتك للانخراط في القاعدة الذهبية ، وسوف تقطع شوطًا طويلًا في أن تكون محترفًا في الإنترنت.
