صور غيتي
لذلك لديك كل هذه الأشياء التي يجب القيام بها كل يوم وقائمة المهام الخاصة بك ممتلئة - كيف يمكنك أن تعرف ما يجب القيام به أولاً والثاني والثالث؟
يشعر الجميع إلى حد كبير بأن لديهم الكثير مما يجب عليهم فعله والقليل من الوقت للقيام بذلك. غالبًا ما ينبع هذا الشعور الغارق من عدم القدرة على إعطاء الأولوية لجميع تلك المهام التي تبدو ملحة. إذا كنت تشعر بأن قائمة مهامك تزداد لفترة أطول كل دقيقة ولا تعرف من أين تبدأ ، فإليك كيفية تحديد مهامك وتقييمها وتحديد أولوياتها.
1. تقديم قائمة
قبل أن تحاول تصنيف التزاماتك حسب الأهمية ، خذ وقتك لتجميع قائمة شاملة بكل ما تحتاجه أو تريد إنجازه. قسّم قائمتك إلى أقسام لأنواع مختلفة من المهام. يمكن أن تشمل هذه الفئات:
المهام اليومية أو الأسبوعية
هذه هي "المهام" الدنيوية التي يمكن أن تكون شخصية (تخطيط الوجبات وتسوق البقالة) أو متعلقة بالعمل (اجتماع فريق أسبوعي.) إذا كنت تتبع روتينًا يوميًا بالفعل ، فستكون على دراية بهذه المهام ؛ إذا لم تقم بذلك ، فهذا هو الوقت المناسب لإنشاء واحدة. يمكن أن يختلف ما تتضمنه - لن يرى بعض الأشخاص حاجة لتذكيرهم بالتحقق من البريد الإلكتروني أو شراء مواد البقالة ، لكن الآخرين سيقدرون التذكيرات المنظمة لأداء إجراءات معينة في أوقات معينة أو في أيام معينة.
المهام مع المواعيد النهائية
من الواضح أنه يتعين القيام بذلك بحلول تاريخ محدد وتتطلب الإعداد مسبقًا. يمكن أن تكون الأمثلة ورقة مدرسية تستحق في غضون ثلاثة أسابيع أو حفلة تخطط لها لمدة ستة أشهر من الآن. يمكن لاحقًا تقسيم هذه الأنواع من المهام - التي تسمى غالبًا بالمشروعات - إلى مكونات أصغر - على سبيل المثال ، قد يتم تقسيم "ورقة الكتابة" إلى قراءة الكتب ذات الصلة ، وتنظيم ملاحظاتك ، وكتابة مخطط تفصيلي ، وكتابة المسودة الأولى ، وهكذا على.
المهام المتكررة
هذه لا تحدث على تردد يومي أو أسبوعي ، لكنها ليست مشاريع لمرة واحدة أيضًا. يمكن أن تشمل المهام المتكررة مواعيد طبيب الأسنان أو القيام بفرض الضرائب الفصلية الخاصة بك.
الدافع الذاتي ، المهام الضرورية
هذه هي المهام أو المشاريع التي تعرف أن عليك القيام بها ، ولكن لا أحد سوف يجعلك. نادراً ما يكون لها حد زمني مدمج. فكر في تحسين موقع الويب الخاص بشركتك الصغيرة أو البحث عن مزود رعاية أولية جديد.
تحفيز الذات ، وليس المهام الضرورية
هذه هي الأنشطة الأكثر إمتاعًا والتي تميل إلى السقوط على الجانب الآخر ، بينما المهام الأخرى الأكثر وضوحًا ضرورية لتثبيتها. فكر في القراءة للمتعة أو العمل على الهوايات.
المهام يوما ما
تتجول هذه المهام في أسفل قائمة مهامك أو في الجزء الخلفي من عقلك ، لكنها عادة لا يتعين القيام بها قريبًا أو أبدًا. مثال: قم بطلاء مشعاتك.
2. تنظيم قائمتك
بمجرد سرد كل شيء ، يمكنك معرفة ما يجب القيام به أولاً وتنظيم الجدول الزمني الخاص بك. (كيف تقوم بذلك فعليًا - على ورقة ، أو مخطط ، أو تطبيق ، أو تقويم عبر الإنترنت ، أو غير ذلك - لا تقل أهمية عن اختيارك طريقة مناسبة لك والتي ستستخدمها.) فيما يلي بعض المعايير للتفكير فى:
عاجل او مهم
يمكن فرز جميع المهام في واحدة من أربع فئات. يجب القيام بالمهام العاجلة والهامة أولاً ، في أقرب وقت ممكن ؛ يمكن تفويض المهام العاجلة ولكن ليست مهمة إذا كان ذلك ممكنًا ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب أن يتضمن جدولك مرونة كافية ووقتًا إضافيًا لاستيعابها عند ظهورها ؛ يجب التخطيط لمهام مهمة ولكنها ليست عاجلة قبل أن تصبح عاجلة ؛ من المحتمل إلغاء المهام التي ليست مهمة أو عاجلة ، على الرغم من أنه إذا كنت تستمتع بها ، فيجب أن تعمل في الجدول الزمني الخاص بك حتى لا تتعرض للازدحام بسبب الالتزامات الأكثر تطلبًا.
تقييم القيمة
يمكنك الحكم على قيمة المهمة بعدة طرق. قد يكون أحدهم هو ما إذا كان الأشخاص الآخرون قد تأثروا ، وما مدى أهمية هؤلاء الأشخاص بالنسبة لك (موافقة رئيسك ورفاه الأطفال الذين يعتمدون عليك أكثر أهمية من ، على سبيل المثال ، آراء مجموعة من الغرباء الذين وافقت عليهم. للانضمام في اجتماع ميتوب.) يمكنك أيضًا تعيين قيمة عالية للمهام التي تراها تؤتي ثمارها على المدى الطويل ، أو التي تجدها مجزية.
من بين المرجعيات التي قد تصادفها عند القراءة حول تحديد أولويات المهام هي قاعدة 80-20 أو Pareto Principle ، التي تنص على أن 80 ٪ من الآثار تأتي من 20 ٪ من الأسباب. قد يكون هذا صحيحًا أو لا يكون صحيحًا بالنسبة لك ، لكن من الجيد تذكيرك بتحديد ما تقضيه بالفعل من الوقت وأي من جهودك تؤتي ثمارها.
التوقيت والمرونة
يسمح جدول العمل للتغييرات ويتعرف على قيود الوقت. كن واقعياً عند تحديد الأولويات والتخطيط لأيامك. عندما تكون في شك ، أبالغ في تقدير الوقت الذي تستغرقه مهمة معينة.
إذا كان من المقرر القيام بمهمتين في نفس الوقت ، فإن اختيار الوظيفة التي تبدأ بها يعتمد على الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل. يفضل بعض الناس الحصول على المهمة الأكثر بساطة عن طريق التركيز على المهمة الأكثر تعقيدًا ؛ سيشعر الآخرون بالاطمئنان إذا بدأوا المهمة الصعبة أولاً ، وانجزوا بعضها أو كلها قبل الانتقال. تذكر أنه ليس عليك الاضطلاع بمهمة أو مشروع واحد من البداية إلى النهاية قبل الانتقال إلى التالي - ما لم تجد بالطبع أن العمل بهذه الطريقة يعزز إنتاجيتك.
حدد مهام واجبك اليومية بـ 3 على الأكثر. يمكن أن يشتمل اليوم أيضًا على مهام أصغر حجمًا أكثر روتينية أو أقل أهمية أو إلحاحًا ، ولكن التحميل على المهام الرئيسية من المحتمل أن يؤدي إلى التوتر وخيبة الأمل.
تذكر أن الأولويات يمكن أن تتغير - إذا كان رئيسك في حاجة إلى القيام بشيء الآن ، فمن المحتمل أن تتراجع أولوياتك الأولى السابقة إلى الثانية. هذا سبب إضافي لزيادة الوقت في جدولك للسماح بالمرونة.
3. دفعة المهام
تعد مهام الخلط واحدة من أكثر الطرق فعالية وكفاءة لإنجاز هذه المهام المزعجة والفعلية طوال الوقت. يعني الخلط ببساطة أنك تعمل على نفس النوع من المهام مرارًا وتكرارًا قبل التبديل إلى شيء آخر. الخطوة الأولى هي تحديد المهام التي تقوم بها مرارًا وتكرارًا ، ثم إعداد سير عمل بسيط ليتبعها. بعد ذلك ، يمكنك معالجة هذه المهام في نفس الوقت باستخدام سير العمل هذا.
يتطلب التجميع إكمال مهام مماثلة تتطلب موارد مماثلة في "مجموعات" لتحسين الكفاءة والإنتاجية. فيما يلي بعض الأمثلة:
- ادفع جميع الفواتير الخاصة بك في نفس الوقت ، افتح جميع رسائلك مرة واحدة في الأسبوع واتخاذ إجراء بدلاً من تركها مكدسة كل يوم وعدم الوصول إليها مطلقًا
يتيح لك الدفعي الدخول في أخدود يقوم بنفس المهمة مرارًا وتكرارًا حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في معرفة التعليمات أو ما يجب عليك فعله بعد ذلك.
4. القضاء على المهام
بمجرد إدراج جميع المهام الخاصة بك وتصنيفها من الأكثر أهمية إلى الأقل ، سوف يصبح من الواضح ما هي المهام في أسفل القائمة. يمكن تفويضها في بعض الأحيان إلى شخص آخر ، ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فيجب عليك أن تقرر ما إذا كنت تريد تحديد موعد له أو إزالته.
قد يكون لديك مهام في قائمتك ليس عليك القيام بها أو حتى تريد القيام بها ، لكنك شعرت بالضغط لإضافتها في مرحلة ما (اذهب إلى صالة الألعاب الرياضية ، وحضور نادي الكتاب).
أخيرًا ، من الممكن أن يكون لديك الكثير مما يجب فعله - إذا لم تتمكن من إنجاز كل شيء ، فقم بتقييم عبء العمل لديك لتحديد ما إذا كنت تحتاج فقط إلى مزيد من التدريب في تحديد الأولويات أو ما إذا كان عليك إخبار شخص ما بأنه لم يعد بإمكانك الاستمرار في القيام بذلك. مهمة معينة.
