صور بورترا / غيتي
تحتاج معظم المنظمات التي تضم أكثر من حفنة من الناس إلى استراتيجية اتصالات قوية لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية. سواءً كانت إخطارات حول تغييرات السياسة أو الإجراءات اليومية أو أي شيء تحت الشمس ، يحتاج الموظفون إلى معرفة الأشياء المهمة.
ويشمل ذلك أيضًا وضع خطة لنقل المكتب ووضع قائمة مراجعة متحركة.
على الرغم من أنك قد تعتقد أن هناك العديد من الخطوات للتخطيط في خطوة مكتبية بحيث لا يوجد لديك الوقت الكافي للتفكير في الاتصالات ، إلا أنك تحتاج حقًا إلى قضاء يوم أو يومين لإنشاء استراتيجية ثابتة تبقي الموظفين وعملاءك على دراية من التغييرات القادمة.
من المهم للغاية ، أن ترغب في إبقاء موظفيك مشاركين بشكل مباشر في هذه الخطوة لأنهم على الأرجح سيكونون الأكثر تضرراً من هذه الخطوة.
الرسائل الداخلية الرئيسية
يجب أن تتضمن الرسائل الرئيسية التوقيت ، والتعبئة ، وإغلاق المكاتب ، وتخطيط المكتب الجديد ، وتفاصيل حول الموقع الجديد.
- الجدول الزمني: تأكد من سرد جميع الخطوات الرئيسية لهذه الخطوة حتى يعلم الجميع ما يجب توقعه ومتى. تعليمات التعبئة: قم بتزويد الموظفين بتعليمات حول كيفية تعبئة مكاتبهم أو حجيراتهم أثناء التنقل. يجب أن يشمل ذلك مكان الحصول على مواد التعبئة ، والمسؤول عن التعبئة ، والمواعيد النهائية. إشعار متقدم بأي إغلاق للمكتب: أثناء النقل ، قد تحتاج إلى إغلاق المكتب لتمكين التعبئة ونقل المعدات والأثاث المكتبي بشكل نهائي. تأكد من أن موظفيك على دراية بهذه التواريخ وما إذا كان العمل سيستمر أثناء الحركة وكيف سيؤثر ذلك على جدول أعمالهم وعبء العمل. خطة مكتبية جديدة: سيرغب الموظفون في معرفة مبكرا كيف ستبدو المساحة الجديدة وكيف سيتم إنشاء المكاتب. هل لا يزال لديهم مساحة خاصة بهم أم أنهم سيكونون الآن في خطة حجيرة أو مفتوحة؟ تأكد من إنشاء طريقة لإعلام الموظفين بكيفية تغيير مساحة عملهم. خيارات الموقع الجديد ومواقف السيارات والتنقل: زوِّد الموظفين بجميع المعلومات التي يحتاجون إليها حول الموقع الجديد حتى يتمكنوا من إعداد النقل إلى الفضاء الجديد.
طرق توصيل الأهداف للموظفين
يجب تحديد طريقة إرسال الرسالة حسب نوع الرسالة. على سبيل المثال ، يمكن بسهولة تسليم الجدول الزمني عبر إنترانت شركتك ؛ في حين أن أفضل طريقة لإغلاق المكاتب قد تكون موجودة في اجتماع للموظفين لضمان إمكانية طرح الأسئلة والإجابة عليها.
- إنترانت: بالنسبة لتلك الشركات أو المؤسسات التي لديها إنترانت ، يكون هذا عادةً أفضل منصة لمعظم الرسائل. وهو يتيح التحديثات السهلة للملفات والمعلومات التي يمكن أن تصل إلى جميع الموظفين. الاجتماعات الشخصية: بغض النظر عن الرسالة ، تعد اجتماعات الموظفين مكانًا جيدًا لإصدار إعلانات وتتيح للموظفين فرصة إجراء مناقشة كاملة. يمكنك أيضًا استخدام وقت الاجتماع لمراجعة كيفية توصيل المعلومات حتى يعلم الموظفون أنها ستبقى على اطلاع. البريد الإلكتروني: على الرغم من أن البريد الإلكتروني سهل ، إلا أنه ليس دائمًا أفضل وسيلة لنقل المعلومات. لا تريد إرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني بحيث لا يمكن للأشخاص العثور على المعلومات عندما يحتاجون إليها. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني ، فتأكد من استخدامه فقط للسماح للأشخاص بمعرفة أين يمكنهم الحصول على المعلومات. المجلدات المشتركة: إذا لم يكن لديك إنترانت ، فقم بإنشاء مجلد مشترك على محرك أقراص شبكة يمكن للجميع الوصول إليه. لوحة الإعلانات: يمكنك استخدام مساحة فعلية لنشر المعلومات. يمكن للأشخاص التحقق من ذلك في كثير من الأحيان ، ويوفر أيضًا مكانًا حيث يمكن للناس التجمع ومناقشة مخاوفهم.
