صور نيرات / غيتي
أكوام من الورق هي ألم ، وإدارة نظام الملفات المنزلي يمكن أن يكون عقبة. ومع ذلك ، يلزمك التمسك ببعض المستندات لأنك لا تعرف متى ستحتاج إليها.
ما المدة التي تحتاجها للاحتفاظ بالضرائب والإيصالات والبيانات المصرفية والمستندات الهامة الأخرى؟ يختلف كل نوع من أنواع المستندات ، لذا فأنت تريد أن تتأكد من الاحتفاظ بكافة الأعمال الورقية لفترة كافية قبل إطلاق النار على جهاز التقطيع ، حتى إذا كنت تعتقد أنك قد انتهيت منها.
الحفاظ على نظام الملفات المنزلية عملي
إن أحد مفاتيح إنشاء نظام عمل منزلي لحفظ الملفات هو البدء في تقليل كمية الورق التي تتلقاها. يمكن أن يقلل حقًا كمية الورق التي ستحتاج إلى تمزيقها أو حفظها. هذا يعني التخلص من البريد غير الهام ، والاشتراك في الفواتير الإلكترونية ، وعدم قبول النشرات ، والقسائم التي لن تستخدمها مطلقًا ، أو الفهارس التي لن تقرأها أبدًا ، أو الفترات الزمنية الأخرى التي تشعر أنك بحاجة إلى التمسك بها عندما تعرفك حقا لا.
الخطوة الثانية هي التأكد من أن لديك نظام إدارة بريد جيدًا. كلما تعاملت مع البريد بشكل أكثر فاعلية ، كلما قل عليك القيام بجلسة كبيرة من الإيداع والتقطيع وإعادة التدوير.
انشاء نظام الكتروني
سيؤدي التخلص من حفظ الملفات الورقية عن طريق إعداد نظام ملفات إلكتروني إلى توفير المساحة وتخلصك من الفوضى الورقية. في الوقت الحاضر ، يكون نظام الملفات الإلكتروني ذا معنى كبير لأنه أسهل من أي وقت مضى.
للبدء ، تحتاج إلى ماسح ضوئي ومكان لتخزين ملفاتك: نظام مجلد على جهاز كمبيوتر ونسخ احتياطي في السحابة ، بالإضافة إلى محرك أقراص ثابت خارجي. كلما زاد عدد النسخ الاحتياطية لديك - في المنزل أو خارج الموقع - كلما زادت استعدادك للتخلص من كومة الأوراق دون القلق بشأن فقدان شيء مهم.
قم بإعداد مجلدات عامة لأنواع مختلفة من المستندات (مثل الأسرة والضرائب والشهادات التلقائية وشهادات الميلاد وما إلى ذلك) لا تحتاج إلى الدقة في تخزين المستندات نظرًا لأن أنظمة الملفات الإلكترونية قابلة للبحث.
بعد ذلك ، قم بمسح كل مستند ضوئيًا وتخزينه في مجلد وفقًا للمحتويات. تأكد من إعطاء كل اسم ملف فريد لوصفه بحيث يمكن العثور عليه بسرعة عبر وظيفة البحث في جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك إضافة التاريخ الموجود في نهاية اسم الملف على التمييز بين نفس النوع من المستندات وفترات زمنية مختلفة. على سبيل المثال ، بدلاً من استدعاء الأداة المساعدة فاتورة utilitystatement.pdf ، أطلق عليها اسم الأداة المساعدة-Feb2019.pdf.
هناك أيضًا عدد من التطبيقات المتاحة التي يمكن أن تساعدك في تسجيل وتخزين مجموعة متنوعة من المستندات بسرعة. يمكن إدارة العديد منها من خلال هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي ، حتى تتمكن من التخلص من الأوراق (خاصة الإيصالات) عندما لا تكون بالقرب من الكمبيوتر المنزلي.
حفظ النسخ
بالنسبة لأهم مستنداتك ، ينصح الخبراء بالاحتفاظ بنسخ متعددة. قد يعني ذلك الاحتفاظ بنسخة في التخزين السحابي وآخر على محرك الأقراص الثابتة. قد يعني أيضًا الاحتفاظ بنسخة واحدة في ملفك الإلكتروني ونسخة ورقية واحدة في خزنة مضادة للحريق.
وثائق لتخزينها إلى الأبد
يجب أن يتم تخزين عدد من الوثائق إلى الأبد. هذه هي الأهم التي قد تحتاجها في أي وقت في المستقبل لعدة أسباب. يضمن لك حفظها في مكان آمن وأن تكون النسخة آمنة ، الكثير من الوقت عند الحاجة إليها.
- السجلات الأكاديمية: الدبلومات والنصوص وأية أعمال محفظة يمكن استخدامها في المستقبل عند التقدم للحصول على وظيفة. أوراق اعتمادشهادات المعموديةشهادات الميلادشهادات الوفاة: قد تكون هناك حاجة لأغراض ضريبية. رخص القيادة: سجلات التوظيف: أي بنود واتفاقيات وملفات تأديبية و مراجعة الأداء.السجلات الطبيةالسجلات العسكريةالسجلاتتقاعد وسجلات المعاشات التقاعديةالبطاقات الأمنية الاجتماعية
وثائق لتخزين لفترة معينة من الزمن
تخيل أن تتقاضى قيمة البيانات البنكية والفواتير على مدى الحياة على مكتبك. بعد عقد واحد فقط ، من المحتمل أن تكون هذه المجموعة كبيرة الحجم بشكل شنيع. هناك العديد من أنواع المستندات - معظمها مالية - يجب عليك الاحتفاظ بها لفترة زمنية معينة ، ولكن لا تحتاج إلى تخزينها إلى الأبد. قد تحتاج إلى الرجوع إليها شهريًا أو أسبوعيًا لفترة من الوقت ، ثم تصبح مجرد ورقة أخرى تكمن في خلق فوضى.
الجزء الصعب هو معرفة متى يمكنك التخلص من هذه الأنواع من السجلات. لا توجد إجابة جيدة لكل شيء ، ولكن الإرشادات الموصى بها تعتمد على ما هي عليه:
- كشف حساب بنكي: شهر واحد الفواتير: سنة واحدة لأي شيء يتعلق بالضرائب أو الضمان ؛ يجب أن يتم تقطيع جميع الفواتير الأخرى بمجرد دفعها. فواتير بطاقات الائتمان: تمزيقه فورًا عند سداده. إيصالات تحسين المنزل: احتفظ حتى يتم بيع المنزل. سجلات الاستثمار: بعد سبع سنوات من إغلاق الحساب أو بيع الضمان عقود الإيجار: احتفظ بها حتى تقوم بالخروج وتلقي ودائعك مرة أخرى من المالك. الدفعات وفحص كعب الرهانات: سنة واحدة ، أو حتى تلقيت بيان W-2 لتلك السنة الضريبية. إيصالات المبيعات: احتفظ ب عمر الضمان للمشتريات الكبرى مثل الأجهزة والإلكترونيات. بالنسبة إلى أشياء مثل البقالة والملابس ، احتفظ بالإيصال فقط حتى تعرف أنه لن تكون هناك حاجة لإرجاع البضائع. وثائق الضريبة: سبع سنوات ، بما في ذلك ملفاتك وجميع المستندات المصاحبة لها مثل W-2s والإيصالات. سجلات السيارات: استمر حتى يتم بيع القارب أو السيارة أو الدراجة النارية.
كيفية التخلص من الوثائق
تُعد وثائق التمزيق هي الطريقة الرئيسية لحماية نفسك من سرقة الهوية. كقاعدة عامة ، هناك بعض المستندات التي يجب قطعها تمامًا. يتضمن هذا أي شيء يحتوي على أرقام الحسابات وتواريخ الميلاد وأسماء الزواج وكلمات المرور وأرقام التعريف الشخصية والتوقيعات وأرقام الضمان الاجتماعي.
إذا كانت المستندات لا تزال "نشطة" ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بها للرجوع إليها - ضعها في نظام الملفات المنزلي حسب الموضوع. تمزيقهم فقط مرة واحدة لم تعد قيد الاستخدام.
ما المستندات التي تمزيقها
عندما تنتهي من هذه المستندات ولم تعد بحاجة إليها ، فلا تتردد في تمزيقها:
- إيصالات الصراف الآليبيانات البنكشهادات الميلادشهادات الإلغاء والفواتيرشهادات فواتير البطاقات الائتمانيةالتقارير الائتمانيةالتراخيص الخاصة بالسائق (منتهية الصلاحية) مستندات التوظيف التي تحتوي على أي معلومات تعريفيةجوازات السفر والتأشيرات المنتهية الصلاحية أرقام حسابات الاستثمارالوثائق القانونيةالاستثمارات والأسهم والممتلكاتالعقود مع توقيع (عقود الإيجار والعقود والخطابات وما إلى ذلك) سجلات الأسنانورقات تحتوي على رقم الضمان الاجتماعيأرقام كلمات المرور أو أرقام PIN ، بطاقات الدفع المعتمدة لتطبيقات بطاقات الائتمان المعتمدة مسبقًا ، استلام مع التحقق من أرقام الحسابات ، أو أرقام بطاقات الائتمان ، أو أي معلومات تعريف أخرى. الانترنت ، الخ)
كل شيء آخر - مثل الأوراق - يمكنك فقط إعادة التدوير. تأكد من إعداد نظام ملفات مرن حتى تتمكن من مراقبة هذه المستندات. إنها لفكرة جيدة أن تتعايش مع مرور المستندات الخاصة بك بشكل منتظم. حاول القيام بذلك عند دفع الفواتير ، أو إيداع ضرائبك ، أو الاهتمام بمهمة متكررة مماثلة حتى لا تنسى وأن أوراقك قد خرجت عن السيطرة.
